Семь грамматических падежей
В польском языке используется семь грамматических падежей, существенно изменяющих окончания слов. Одно и то же имя может встречаться в нескольких формах в документе — «Jan Kowalski» в именительном падеже превращается в «Jana Kowalskiego» в родительном. Переводчики должны правильно определить начальную форму.
Специальные польские символы
В польском языке используются девять специальных символов (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż), необходимых для правильного написания. Отсутствие диакритических знаков меняет значение — «sąd» (суд) и «sad» (сад).
Формат документов USC
Польские гражданские документы, выдаваемые Управлением записи актов гражданского состояния (Urząd Stanu Cywilnego), оформляются по стандартизированному формату с определёнными юридическими формулировками. Переводчики должны понимать систему реестра и маргинальные примечания (wzmianki dodatkowe).
Проблемы с историческими документами
Польские генеалогические и исторические документы могут быть составлены на русском, немецком или латинском языках в зависимости от того, какая администрация управляла регионом в эпоху разделов.