Bảy cách ngữ pháp
Tiếng Ba Lan sử dụng bảy cách ngữ pháp làm thay đổi đuôi từ đáng kể. Một tên đơn có thể xuất hiện ở nhiều dạng trong suốt tài liệu — "Jan Kowalski" ở chủ cách trở thành "Jana Kowalskiego" ở sở hữu cách. Dịch thuật viên phải xác định chính xác dạng gốc.
Ký tự đặc biệt tiếng Ba Lan
Tiếng Ba Lan sử dụng chín ký tự đặc biệt (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) thiết yếu cho chính tả chính xác. Thiếu dấu phụ sẽ thay đổi nghĩa — "sąd" (tòa án) so với "sad" (vườn cây ăn quả).
Định dạng tài liệu USC
Tài liệu dân sự Ba Lan do Urząd Stanu Cywilnego cấp tuân theo định dạng chuẩn hóa với các công thức pháp lý cụ thể. Dịch thuật viên phải am hiểu hệ thống sổ bộ và các chú thích bên lề (wzmianki dodatkowe).
Thách thức tài liệu lịch sử
Tài liệu gia phả và lịch sử Ba Lan có thể bằng tiếng Nga, tiếng Đức hoặc tiếng Latin tùy thuộc vào chính quyền thời kỳ phân chia trong khu vực nơi tài liệu được cấp.