Сім граматичних відмінків
Польська мова використовує сім граматичних відмінків, які суттєво змінюють закінчення слів. Одне ім'я може з'являтися у кількох формах протягом документа — «Jan Kowalski» у називному стає «Jana Kowalskiego» у родовому. Перекладачі повинні правильно визначити основну форму.
Спеціальні польські символи
Польська мова використовує дев'ять спеціальних символів (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż), які є необхідними для правильного написання. Відсутність діакритичних знаків змінює значення — «sąd» (суд) проти «sad» (сад).
Формат документів USC
Польські цивільні документи, видані Urząd Stanu Cywilnego, відповідають стандартизованому формату зі специфічними юридичними формулюваннями. Перекладачі повинні розуміти систему реєстрації та маргінальні примітки (wzmianki dodatkowe).
Складнощі історичних документів
Польські генеалогічні та історичні документи можуть бути написані російською, німецькою або латинською мовою залежно від історичної адміністрації регіону в епоху поділів, де вони були видані.